リモートワークの発展と課題解決ツール

リモートワークとは、会社のオフィスなど場所に縛られる事なく、どこでも働けるフレキシブルな働き方です。
みなさんの中にも「リモートワーク」という働き方をされている方がいらっしゃるのではないでしょうか?
通勤時間の短縮にもつながるので、働き方改革においても注目されています。これまでも「在宅ワーク」というものは存在していましたが、ITサービスの発達やデータのクラウド化などの影響を受け、社員全員が「リモート(遠隔)」で働く企業も登場しています。

リモートワークにより、働き方が変わっていく一方で、コミュニケーション不足になる、働いている時間が曖昧になる、仕事の評価が難しくなるなど、まだまだ課題もあります。
こうした課題を解決するためのツールが昨今、広がってきています。
そこでこの記事では課題ごとに、おすすめツールを紹介していきたいと思います。

ツールを選ぶ際の注意点

まず、ツールを検討する前に注意するべき点は、「どんな課題を解決するためにツールを導入するのか」です!
何でもいいから新しいツールを導入するのではなく、自分にとって本当に必要なツールが何かを検討し、導入していきたいですね。
無料ツールもあるとはいえ、本格的に導入するには時間もコストも発生します。それらを無駄にしないためにも、「今」本当に解決すべき課題はどこにあるのかを見極めていきましょう。

コミュニケーションが円滑になる:チャットツール

チャットツール

・エンジニアが愛するチャットツール:Slack(スラック)

https://slack.com/intl/ja-jp

シンプルかつ洗練されたデザインで、世界的に人気を誇るチャットツールです。アメリカで開発されたツールのため、現在も英語が主な言語として使用されています。無限に作成できるチャンネルが魅力の一つ。プロジェクトごとに、チームごとに、ちょっとした呟きを投稿するためになど、細かくチャンネルを分けることができます。制限付きですが、無期限の無料プランもあります。スタンダードプランは1ユーザーあたり月額960円で、スタンダードプランにすると、slack内で使えるアプリが無制限で利用できるようになったり、グループ通話ができるようになったりします。

・分かりやすさで選ぶなら:ChatWork(チャットワーク)

https://go.chatwork.com/ja/

こちらは日本企業によって開発されたチャットツール。その使いやすさからIT系以外の企業やNPO団体まで広く活用されています。特徴はチャット機能以外にも「タスク」を登録・管理できること。従来は別のツールが必要となっていたタスク管理とチャット機能を一つのツールで完結させることができます。そして安心の日本語対応。この2つがSlackとの大きな違いと言えます。こちらも制限付きですが無料プランがあり、ビジネスプランは1ユーザーあたり月額500円です。ビジネスプランだとグループチャットが無制限に作成でき、複数人でのビデオ通話や音声通話が可能になります。

・いつも使っているあのアプリがビジネスでも:LINE WORKS (ラインワークス)

https://line.worksmobile.com/jp/

幅広い年齢層で活用されているLINE。そのLINEのデザイン&機能でビジネス利用できるツールです。

チャットツール導入の際に問題となるのが、使い慣れないことでのストレスです。しかし、LINEなら普段プライベートで使用している人も多く、スピーディーなコミュニケーションが期待できます。また社内だけでなく、クライアントやお客様との連絡ツールとしても利用可能。カレンダーやアンケートなどチャット機能以外も充実し、これからさらに機能拡張が期待されるツールです。ベーシックプランは1ユーザーあたり月額600円で、タスク管理やメール、オンラインストレージ機能が使用できるようになります。

・すべて無料で使える:Wantedly Chat(ウォンテッドリー チャット)

https://www.wantedly.com/chat

採用サイト・ビジネスSNSのWantedlyが提供するビジネスチャットツールです。作成できるグループ数やストレージの容量、検索できる過去のメッセージの数などの制限がなく、すべての機能を無料で利用することができます。Wantedlyに登録しているユーザーなら誰とでもコミュニケーションをとることができ、ビジネスSNSとしての特徴はそのまま、社内チャットツールとして活用することもできます。

進捗状況がわからない!タスクや勤務時間の管理を可能にするツール

タスク管理

・ふせん感覚でタスクを移動:Trello(トレロ)

https://trello.com/

チームで1枚のボードを共有し、各タスクをカードとして登録。進捗に合わせて未着手・着手・確認待ちといったリストに移動させていく、プロジェクト管理ツールです。自分専用やチーム・プロジェクトごとなど、無制限にボードを作ることができます。お互いに登録さえしていれば、社外のメンバーとも共有できます。基本的な機能はすべて無料。ビジネスクラスは1ユーザーあたり月額$9.99です。ビジネスクラスでは、異なるチームのボードを横断して使用できたり、メンバーの権限を管理し情報漏えいを防止することができるなど、より組織的な運用に必要な機能が使えるようになります。

・直感的なタスク管理ができる:jooto(ジョートー)

タスクを「かんばん方式」を応用した形で、直感的に管理できるツールです。1つのボードで「ToDoリスト」「進行中」「完了」が1度に把握できる画面構成となっており、3つの枠からタスクを自由に移動させることができます。またタスクごとにチャットも可能なので、細かな指示を出す際にも便利なツールと言えます。無料から月額7,980円までの5つのプランがあり、規模に応じてプランを選ぶことができます。有料プランにすると、作成できるボードや使用できるユーザー数が増え、ベーシックプラン(1,780円/月)からはスケジュール管理に役立つガントチャート機能が使えるようになります。

・業務時間を見える化する:TimeCrowd(タイムクラウド)

https://timecrowd.net/

チームのメンバーが今、どのタスクを行なっているのかがリアルタイムで共有されます。そのため、遠隔でも誰が何をしているのかを把握することができます。タスク記録は蓄積され、ユーザーごとに単価を設定することもできるので、業務の効率化に向けた資料としても活躍します。チャットワークやSlackとも連携することができ、API連携機能を使えば簡単に導入できることも魅力。個人で使用するには無料ですが、チームで利用する通常プランは1ユーザーあたり月額500円となっています。

資料共有がうまくいかない!リモートでも資料を安全に取り出せるツール

ファイル共有ツール

・細かい権限設定も可能:Dropbox Business(ドロップボックスビジネス)

https://www.dropbox.com/ja/business

資料共有ツールでは定番人気のドロップボックスですが、法人向けのサービスもあり、2 段階認証、デバイス データ遠隔削除、シングルサインオン連携、AD連携、ログ監視機能などセキュリティが強化されている他、共同作業ツールや細かい権限設定などの機能がついています。スタンダードプランは1ユーザーあたり月額1,500円で、年間契約割引だと1ヶ月あたり1,250円となります。容量は3TBから利用できます。

・同時に共同編集も可能:box(ボックス)

https://www.box.com/ja-jp/home

法人向けであれば、どのプランでも容量無制限で使用できるオンラインストレージツールです。1ファイルあたりの上限容量は5GBなので、画像や動画などの容量の大きいファイルも共有することができます。ボックス上でWordやExcelを共同編集したりすることができるため、データの先祖返りなどが起こる心配もありません。無料プランであれば10GBまで利用可能です。ビジネスプランは1ユーザーあたり月額1,800円から。容量は無制限です。

・高いセキュリティと簡単な導入が両立:SWANStor(スワンストア)

https://www.areabe.com/product/index.html?p-flg=possible

外出先から社内サーバーにアクセスできるツールです。スマートフォンやタブレットなど、様々なデバイスで使用することができます。また導入も簡単で、SWANStorを提供しているエリアビイジャパンが監視する中継サーバーを経由して社内サーバーにアクセスするため、社内のネットワーク環境を変える必要がありません。30日間無料体験が可能ですが、それ以降は状況に応じて御見積りとなっています。

番外編:VRを活用したリモートでも出社できるシステム

究極のリモートワークで話題となったeXp Realtyという会社。社員の出社はアバターでバーチャルオフィスにログインするだけ、というなんとも近未来的なリモートワークの形を生み出しました。VRオフィスには社員のアバターが集い、会議や研修が開かれ、中には休憩している社員も。

ここまで完全なVR化は業種によって向き不向きがありますが、会議など特定の場面ではすでにVRが導入され始めています。アバター同士が一緒にいる映像を見ることで、遠くにいながらも一体感を味わうことができる、これから広がりを見せるであろうツールと言えます。

【まとめ】リモートワークツールは多種多様

ここまでリモートワークを円滑にしてくれるツールを多岐にわたって紹介しましたが、巷にはさらに沢山のツールが広がりをみせています。

ツールが多すぎて、どれを選べばいいかわからない!という方も多いのではないでしょうか。そんなときは原点に立ち返り、「どんな課題を解決するためにツールを使うのか」ということをもう一度考えてみてください。きっと今必要なツールとその機能が見えてくるはずです。